CHARGE D'ACCUEIL ET SERVICES CLIENTS A AVALLON H/F

Mission

Assurer et garantir la qualité de service dans l’accueil physique des clients, fournisseurs et partenaires de l’Office.

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil – Relations clients

– Réaliser la gestion des ouvertures de portés d’entrées accueil du siège Social dans le respect des horaires d’ouverture ou de permanence.
– Assurer l’accueil physique et téléphonique
– Prendre et transmettre les messages aux interlocuteurs internes si besoin.
– Editer des listes diverses.

Secrétariat et autres saisies

– Gérer le courrier arrivée et départ (dépouillement et tri du courrier arrivée interne et externe, affranchissement du courrier départ, relevé mensuel de la machine à affranchir, enregistrement des plis recommandés…)
– Réaliser la mise en forme de divers documents (courriers, notes, …)
– Veiller à la mise à jour de différents tableaux de bord et à leur exploitation.
– Assurer la gestion de la boîte mail du siège Social.
– Assurer la distribution des fournitures administratives, l’enregistrement des mouvements de stocks ainsi que la gestion des stocks au sein du siège Social.
– Assurer la gestion des attributions des véhicules du siège Social en fonction des demandes des collaborateurs, ainsi que les attributions des salles de réunions du siège.

Gestion des réclamations

– Réclamations administratives et/ou techniques
✓ Saisie informatique
✓ Courrier d’accusé réception
✓ Relance si besoin
✓ Courrier de réponse
✓ Suivi de réalisation des ordres de service
– Gestion locative ou technique
✓ Accompagnement des locataires dans leurs démarches de demande logement ou les renseigner sur leur dossier.
✓ Campagne d’appels sortants pour différentes manifestations
✓ Saisie des attestations d’assurance au siège Social.

Missions Ponctuelles
✓ Participer à la mise sous pli lors d’envois volumineux d’autres directions.
✓ Participer à divers travaux administratifs
✓ Effectuer à la demande de sa hiérarchie des études ponctuelles et toutes tâches en tant que de besoin.

Profil recherché

Bac professionnel secrétariat
Technique de secrétariat,
Outils bureautiques indispensables
Qualités rédactionnelles,
Gestion des conflits
Aptitude à la polyvalence
Qualités relationnelles, aptitude à l’écoute et à la maîtrise de soi, sens du service
Esprit d’équipe et capacité à travailler avec des collègues
Rigueur, sens de l’organisation, méthode de travail et respect des procédures.